忘年会の幹事が二次会で考えること

忘年会の幹事がいちばん悩むのは、一次会そのものよりも二次会です。人数が読めない、店が押さえられない、会計が合わない。忘年会の二次会で幹事が背負う仕事は、店選びのセンスというより段取りの設計に近いものです。ここでは、幹事という役回りが年末に何を考えておくと楽になるのかを順に整理します。

二次会の人数は最後まで確定しない

前提として、二次会の人数は最後まで確定しません。一次会に二十人いても、二次会に残るのは半分前後ということもあれば、逆に「せっかくだから」と増えることもあります。これは幹事の力量の問題ではなく、二次会という会の性質です。

宴会の人数変動は昔からあるもので、かつては幹事が一次会の終盤に座敷を回って挙手を取るのが一般的でした。今は当日のチャットで意向を聞けるぶん楽になりましたが、「行く」と答えた人が抜けることはあります。だから幹事が持つべきなのは正確な人数ではなく、幅です。最少で何人、最多で何人という二つの数字を持っておくと、店への連絡も会計の計算も一気にやりやすくなります。

幅を持つことには、もうひとつ効き目があります。人数が読めないという前提を先に共有しておくと、参加者側も「勝手に抜けた」という後ろめたさを持たずに済みます。二次会は自由参加、と最初のアナウンスに一行入れておくだけで、当日の空気は軽くなります。

一次会の終了時刻を先に決めて口に出す

二次会が崩れるいちばんの原因は、一次会が延びることです。飲み放題の時間が終わっても席にとどまり、会計に手間取り、店の外で立ち話が始まる。気づけば二次会の店に伝えた時刻を三十分過ぎている、というのはよくある展開です。

対策は単純で、一次会の終了時刻を最初に宣言しておくことです。乾杯の直後に「今日は何時に締めて、そのあと近くで二次会です」と言っておくだけで、参加者の時間感覚がそろいます。終了十五分前に一度声をかけ、締めの挨拶は短く切り上げる。挨拶が長引くのは想定外ではなく、想定内として時間を取っておくべき項目です。

移動時間も甘く見積もらないほうがよいでしょう。十人が席を立ち、上着を着て、会計を待ち、店を出て歩く。距離が近くても十分から十五分は消えます。二次会の店には到着予定を少し遅めに伝えておき、早く着いたぶんには問題がない、という組み立てにしておくと安全です。

候補は二軒、性格を変えて押さえる

年末は店が埋まります。金曜や祝前日、十二月の後半はとくに読みにくく、一次会が終わってから探し始めると路頭に迷います。候補は事前に二軒、それも性格の違う二軒を持っておくのが現実的です。

一軒は少人数向けのカウンターの店、もう一軒は人数が膨らんだときに対応できる店。スナックのように席数の少ない業態では、席数を超える人数は物理的に入れません。だからこそ、行くかもしれない店には人数の幅を先に伝えておく価値があります。「五人から八人、二十二時ごろ」と言えるだけで、店側も準備ができます。

二次会にスナックを選ぶ場合の進め方は忘年会・二次会にスナックを使うときのポイントにまとめています。カラオケを使うつもりならカラオケの楽しみ方も先に見ておくと、当日の段取りが組みやすくなります。

会計は方式を先に宣言する

会計でもめる原因のほとんどは、金額そのものではなく、決め方が後出しになることです。飲んだ量が違う、遅れて来た人がいる、途中で帰った人がいる。こうした差は必ず出るので、どう扱うかを最初に言い切ってしまうほうが早く終わります。

よく使われる方式は三つです。頭割りにする、飲んだ人だけで割る、幹事が一括で払って後日精算する。どれが正しいということはなく、その場の関係性で選べばよいのですが、選んだ方式を二次会の入口で口に出すことが大事です。「今日は頭割りで、遅れて来た人も同じでいきます」と先に言えば、後から不満は出にくくなります。

集金は店を出る前に済ませるのが原則です。外に出ると人が散り、電車の時間を気にする人が現れます。座っているうちに回収を終えておけば、解散は一瞬です。現金を持たない人が増えているので、支払い方法の確認も幹事の仕事です。カードや電子マネーが使えるかは店ごとに違うため、お支払い方法のような案内を見ておくと安心です。

解散を宣言するまでが幹事の仕事

二次会は、始めるより終わらせるほうが難しい会です。誰も「そろそろ帰りましょう」と言い出さないまま時間だけが過ぎ、終電を逃す人が出る。これを防げるのは幹事だけです。

やることは二つ。二次会の終了目安を入店時に言っておくことと、その時刻に自分から立つことです。幹事が座ったままだと誰も動けません。締めの言葉は短くてかまいません。ここで終わり、あとは自由、と線を引くことが目的です。終電は路線ごとに違うので、人数が多いときは早い人の終電を基準に解散時刻を置くのが無難です。逃したときの動き方は終電を逃したらを見ておくと、当日あわてずに済みます。

段取りは翌年の自分のために残す

忘年会の幹事は、たいてい毎年同じ人に回ってきます。参加人数と二次会に残った人数、店の名前と連絡先、会計方式と一人あたりの金額、うまくいかなかった点。この四つをメモしておくだけで、翌年は決めることが半分になります。

幹事の仕事は、場が動くことではなく、参加者が判断しなくていい状態を作ることです。時刻が決まっていて、店が決まっていて、払い方が決まっている。その三つがそろっていれば、あとは各自が勝手に楽しみます。

なお、当店は喫煙目的店のため、20歳未満の方はご入店いただけません。